5 tips voor soepele onboarding van nieuw talent

Als je zelf onlangs een nieuwe start in je carrière hebt gemaakt, of je bent een werkgever die geregeld nieuwe mensen aanneemt, dan ben je vast bekend met het onboarding-proces. Met deze engelse term wordt in het kort ‘het socialiseren van nieuwe medewerkers’ bedoelt – hoe zorg je ervoor dat jouw nieuwe aanwinst zich als een vis in het water voelt op de werkvloer? Je wil medewerkers natuurlijk niet in het diepe gooien, toch wil je dat ze uiteindelijk zonder bandjes kunnen zwemmen. Genoeg van de water metaforen, en op zoek naar wat concreter advies om dit onboarding-proces soepel te laten verlopen? Dan geven we je graag een kijkje in wat wij van McFly & Brown essentiële punten vinden in dit integratieproces.

1. Empathy goes along way

Als je als bedrijf een nieuw iemand binnen haalt, is het belangrijk om je empathisch op te stellen. Dat houdt in dat ervaren werknemers de nieuweling met compassie moeten behandelen, maar ook veel meer dan dat. De letterlijke definitie van empathie is immers ‘je verplaatsen in de positie van een ander’. Voor een oude rot in een bedrijfscultuur kan alles als vanzelfsprekend aanvoelen, maar er geldt voor veel dingen dat je ze ‘maar net moet weten’. Voor iedereen is een gewenningsproces anders, maar bedenk als werkgever hoe jij zelf graag ontvangen zou willen worden op je nieuwe werkdag, en pas dat toe in het onboarding proces. Ben jij een leidend figuur in het onboarding-proces, reflecteer dan op je eigen ervaringen met een nieuwe werksfeer. Weet je zelf nog dat je ooit bij een baantje binnen kwam en niemand je vroeg of je wel bekend was met bepaalde software? Of begreep je pas in de derde week wat je collega’s eigenlijk doen? Neem dit mee nu jij aan de andere kant van de tafel zit!

Sta stil bij het verhaal en de visie van je bedrijf!

 

2. Erstehen niet erklären

Bij McFly & Brown handelen we onder andere vanuit de kernwaarden dedicated recruitment partner en performance-driven freedom. Deze termen spreken tot de verbeelding, maar als bedrijf is het ook belangrijk om mensen die voor je aan de slag gaan bekend te maken met de intentie achter dergelijke begrippen. Voor filosofie-liefhebbers is erklären (verklaren) versus erstehen (begrijpen) vast een bekende tweedeling. Maar mocht je een opfrisser nodig hebben in de materie van Duitse filosoof Wilhelm Dilthey: waar bepaalde disciplines fenomenen slechts theoretisch verklaren, is het voor andere vormen van wetenschap noodzakelijk om daadwerkelijk te begrijpen waar je over spreekt. Wil je als bedrijf dat nieuwe medewerkers snel bekend worden met jullie werkwijze, vergeet dan niet het belang van achtergrondinformatie. In het onboarding-proces moet je dus ook zeker stil staan bij het verhaal en de visie van je bedrijf. Waar komen jullie vandaan en waar willen jullie naar toe? Zo voeren werknemers, hoe nieuw ook, geen script uit maar begrijpen ze het idee achter hun werkzaamheden.

3. Personeelshandboek spreekt boekdelen

Voor nieuwe consultants besteden we bij McFly & Brown plusminus een week aan de primaire fase van onboarding in de vorm van presentaties, gesprekken en opdrachten voor de newbies. Dit doen we omdat niet iedereen informatie écht goed in zich op kan nemen als ze die alleen van papier lezen. Toch blijft een uitgeschreven personeelshandboek een oude vertrouwde aanrader. Misschien denk je ‘waarom zou je het nog voor iemand uit tikken als je toch alles mondeling of via powerpoints toelicht?’ Omdat werknemers zo op hun eigen tempo door de materie kunnen gaan, en die ook elk moment weer kunnen raadplegen. Tijdens onboarding-gesprekken wil je natuurlijk alles aanstippen, maar mocht een medewerker zich achteraf nog iets afvragen, dan is het fijn als er één plek is waarbij alles op een rijtje staat.

Justus Hoekstra & Wouter Merks hebben werk aan de winkel… Onboarding is an ongoing process

4. Buddy Buddy

Eerder in dit artikel beloofden we nog het waterthema links te laten liggen, maar voor de vierde tip komen we daar toch nog even op terug. Want de origine van deze volgende werkwijze ligt in een veiligheidsmaatregel uit de duikwereld. Die werkwijze heet het ‘buddysysteem’. Bij duikers worden er doorgaans duo’s gemaakt, zodat er altijd iemand met je meekijkt voor en tijdens de duik. Ook binnen bedrijven is dit een steeds populairder wordend systeem. Bij McFly & Brown is dit onderdeel van ons agile werkklimaat. Om nieuw personeel de wegwijs te maken worden ze gekoppeld aan iemand met meer ervaring in hun sector. Mede op die manier heeft een onboarding-proces eigenlijk geen vaste einddatum, en is hulp bij het integratieproces altijd beschikbaar.

Deze buddycheck is ook handig als je ergens al langer werkt, maar zeker in het begin creëert dit een laagdrempelige sfeer waarin vragen makkelijk kunnen worden gesteld. Mede daarom werkt onboarding met een buddysysteem zeer goed.Dit middel is ook juist tijdens de onboarding-fase zeer relevant. Gebruik van buddies al in de eerste onboarding fase is een tip! Dan weet de ervarene van het duo ook welke kennis er wordt aangeboden aan zijn nieuwe buddy.

'Stay interview' is een waardevolle tegenhanger van een 'exit interview'

 5. Meerdere feedback momenten

Komt de officiële onboarding-periode tot een eind, dan kun je bij de nieuwe medewerker nagaan hoe ze deze periode hebben ervaren. Maar een ‘hoe vond jij het gaan?’- vraag beperken tot dit moment, is zonde. Eventueel kan je mid-onboarding al op bepaalde elementen reflecteren. Ook juist een tijd nadat de nieuwe medewerkers is ingeburgerd, kun je bij hem of haar nagaan hoe ze terug kijken op die periode. Welke valkuilen in hun werk heb je bijvoorbeeld toch niet kunnen voorzien? Zijn het obstakels die je in de praktijk nou eenmaal tegenkomt, of valt er toekomstige nieuwelingen in het onboarding-proces van te behoeden. Ook RecruitingDaily noemt feedback vragen van medewerkers als de stap naar zogenaamde ‘legendary onboarding’. Dit is een onderdeel van het proces dat ze ‘stay interviews’ noemen, de tegenhanger van ‘exit interviews’. In plaats van dat je reflectiegesprekken beperkt tot degene die je bedrijf verlaat, spreek je ook juist met mensen die blijven over hun ervaringen. RecruitingDaily’s advies: vraag je medewerkers niet alleen hoe hun week verliep of wat ze hopen te bereiken deze maand, maar hoe zij hun tijd (en in dit geval de onboarding-periode) in het geheel ervaren hebben.

Binnenkort bespreken we hoe het onboarding-proces in de praktijk is ervaren door onze nieuwkomers Justus & Wouter….. stay tuned!

Read more